¿Coordinando citas por WhatsApp?
¿Persiguiendo pagos por correo?
¿Buscando esa plantilla que sabes que guardaste “en algún lugar”?
Actualmente, la diferencia entre un coach que tiene dificultades para atraer clientes de uno que disfruta de una práctica exitosa es contar con un sistema sólido que respalde su labor.
Cuando cuentas con las herramientas adecuadas funcionando de manera automatizada y eficiente, dejas de ser el obstáculo en tu propio negocio.
Y tus clientes reciben una experiencia profesional desde el primer contacto hasta la finalización de su proceso.
En esta guía, exploraremos las herramientas esenciales que necesitas para construir una práctica de coaching sólida, profesional y escalable.
1. ✨ Branding y Presencia Profesional
Lo primero que los clientes notan: tu marca, tu estilo y tu mensaje.
Tu presencia digital siempre es clave en esto del marketing y los negocios, pero ya te imaginas lo que es en campo donde la confianza y la credibilidad son esenciales.
Esto realmente puede marcar la diferencia entre atraer a un cliente ideal o perderlo ante la competencia.
Sitio web
Empezaremos con el sitio web porque es el núcleo de tu universo digital.
Es el lugar donde los clientes potenciales vienen a conocerte, comprender tu propuesta de valor y decidir si quieren trabajar contigo.
Por suerte, existen muchas plataformas que te permiten construir un sitio web con una inversión muy baja.
WordPress
WordPress sigue siendo la opción más popular y versátil. Con constructores visuales de páginas como Divi o Elementor, puedes crear sitios web profesionales sin necesidad de tener conocimientos técnicos avanzados.
Si no quieres construir algo desde cero, puedes adquirir una plantilla y adaptarla. Existen plantillas gratis y de pago.
Costo de WordPress: Gratis
Costo de la plantilla: Gratis hasta $150
Webflow
Y vamos a poner a Webflow como la opción premium para coaches que desean un diseño más sofisticado y personalizado, con más funcionalidades.
Aunque tiene una curva de aprendizaje más pronunciada, ofrece un control de diseño casi ilimitado.
Costo: Depende de lo que necesites, pero empieza con un paquete gratuito hasta $39/mes.
Otras opciones para sitios web:
Dominio y correo profesional
El siguiente paso es un dominio y una dirección de correo electrónico con el nombre de tu negocio porque utilizar una dirección de Gmail con tu nombre personal para asuntos profesionales puede dar una impresión de “amateur”.
Invertir en un dominio propio (tunombre.com) y un correo profesional (hola@tudominio.com) es una decisión sencilla que puede mejorar significativamente tu credibilidad.
Es muy fácil y además puede ser muy barato dependiendo de la demanda que tenga el dominio, no existe excusa válida.
Costo: Aproximadamente entre $10 y $20 anualmente.
Existen varios sitios donde puedes adquirir tu dominio como…
Pero mi consejo, compra el dominio en el mismo lugar donde hospedarás tu sitio para hacerte la vida más fácil.
Y ya con un dominio, podemos crear una dirección de correo profesional.
Google Workspace
Mi recomendación es Google Workspace.
No solo proporciona un correo profesional, sino que también te da acceso a todas las herramientas de Google (Drive, Calendar, Meet) con tu propio dominio.
Es la opción más conveniente y la que utilizamos en Dara.
Costo: Empieza desde $7/mes por usuario.
No te confundas, Gmail todavía ofrece una cuenta de correo gratis, pero esa no es con tu propio dominio.
Zoho Mail
Zoho Mail es una alternativa más asequible que ofrece características similares, incluyendo calendario y herramientas de productividad.
Costo: Tiene planes que empiezan desde $1/mes.
Pero creeme que esa es la única ventaja que tiene sobre Google Workspace.
Herramientas de diseño visual
Seguimos con el branding…
La coherencia visual es fundamental para construir una marca que se recuerde. Lo bueno es que hoy día no es necesario ser un diseñador gráfico para crear contenido visual atractivo cuando tienes herramientas como estas a tu disposición:
Canva
Así como el iPhone nos convirtió a todos en fotógrafos casi profesionales, Canva nos hizo diseñadores a todos de la noche a la mañana.
Aquí puedes crear tu logo, tu guía de marca, y hasta ofrece plantillas específicas para publicaciones en Instagram, presentaciones, infografías y material de marketing.
Ahora puedes mantener una estética gráfica coherente sin que te salga un ojo de la cara.
Costo: Empieza con un plan gratuito que para la mayoría de las personas es más que suficiente. Luego tienes planes de pago empezando en $10/mes.
Looka
Si quieres aprovechar la inteligencia artificial para crear logotipos y paquetes de marca completos basados en tus preferencias y sector, Looka te va a sorprender.
Te hace algunas preguntas y luego, por arte de magia, te crea toda tu marca.
Además, te permite hacer cambios y solamente pagas hasta que estás listo/a para descargar tu logo.
Costo: Tiene diferentes planes, pero si solo quieres el logo, te cuesta $20.
Otras herramientas de logotipos y paletas de colores
- Coolors – Me puedo perder toda la tarde en este sitio.es ideal para generar paletas de colores armoniosas que reflejen la personalidad de tu marca.
- Canva Logo Maker – Ofrece plantillas y herramientas fáciles de usar para desarrollar tu identidad visual.
Recuerda que tu marca debe reflejar no solo quién eres, sino también a quién te diriges. Un coach ejecutivo tendrá una estética muy distinta a la de un coach de vida que trabaja con millennials.
2. 🧑💼 Gestión de Clientes (CRM para Coaches)
Plataformas diseñadas específicamente para manejar todo el ciclo de vida del cliente.
La gestión de clientes (CRM) es fundamental para el éxito de tu práctica. Estas plataformas están diseñadas para abarcar todo el ciclo de vida del cliente, permitiéndote manejar información, programar sesiones, hacer seguimiento del progreso y tener una visión completa del recorrido de cada persona que trabajas.
Paperbell
Paperbell es una herramienta todo-en-uno creada específicamente para coaches.
Es muy completo, en un mismo lugar tienes programación de citas, gestión de pagos, contratos digitales, notas de sesión y seguimiento del progreso.
Puedes crear paquetes de sesiones con gestión de pagos recurrentes.
Costo: $57/mes
Simply.Coach
Simply.coach también cuenta con sus potentes herramientas.
Incluye evaluaciones antes y después del coaching, herramientas para establecer metas y un sistema de journaling que permite a los clientes reflexionar entre sesiones.
Costo: $19/mes pero si pagas el año completo te queda en $9/mes.
CoachAccountable
CoachAccountable tiene un enfoque más estructurado al coaching, con herramientas para crear planes de acción detallados, asignar tareas entre sesiones y un sistema robusto de métricas y seguimiento.
Costo: Acá funciona un poco diferente, pagas $20/mes por 2 clientes, $40/mes por 5 clientes, $70 por 10, etc. (medio raro).
Practice.do
Practice combina la gestión de clientes con herramientas de contenido para crear recursos, ejercicios y materiales que puedes asignar a tus clientes según sus necesidades específicas.
Además, tiene una interfaz minimalista muy linda y fácil de navegar.
Costo: Puedes empezar por $5/mes con 2 clientes y cuando sea el momento saltar a “Pro” por $60/mes sin limites de nada.
Funcionalidades que debe incluir tu CRM:
Cuando hagas tu comparación, no te fijes solo en el costo, la que elijas debe cubrir tus necesidades.
Estas son algunas de las cosas que seguramente necesitaras en tu práctica:
- Agendamiento automatizado (con sincronización de calendarios)
- Seguimiento detallado de sesiones y notas privadas
- Formularios de intake y evaluaciones personalizables
- Procesamiento de pagos y facturación automática
- Recordatorios automáticos para clientes y coach
- Capacidad de crear planes y programas personalizados
3. 📆 Agenda y Reservas Automatizadas
Permite que tus clientes agenden sin necesidad de correos innecesarios.
Uno no piensa en estas cosas, pero la cantidad de tiempo que se va en el intercambio de correos para coordinar una cita es increíble.
Además, tener un sistema de reservas proyecta profesionalismo y facilita que los clientes potenciales den el siguiente paso contigo.
Calendly
Calendly es la opción más popular y también mi recomendación, es lo que utilizamos en Dara.
Permite crear diferentes tipos de citas (sesión inicial, llamada de descubrimiento, etc.), envía recordatorios automáticos y se conecta con prácticamente cualquier calendario. Además, se conecta muy fácilmente con Zoom, que será otra de las herramientas en tu arsenal.
Costo: Tiene un plan gratis y luego planes de pago empezando en $10/mes por usuario.
Otras herramientas de reservas
- Acuity Scheduling – Un poco más caro ($20/mes) pero cuenta con más funcionalidades que Calendly
- TidyCal – Menos conocido pero igual vale la pena considerarlo, tiene un paquete gratuito muy completo
Asegurate que cualquiera que sea tu eleccion, tu sistema de reservas tenga…:
- Integración nativa con Google Calendar, Outlook o Apple Calendar
- Generación automática de enlaces de videollamada (Zoom, Meet, Teams)
- Recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS
- Detección automática de zona horaria
4. 💳 Pagos y Facturación
Cobra como profesional, incluso desde el extranjero.
Mi opinión es que la relación del coach y cliente no se puede manchar hablando de dinero, por eso tener una solución que se encargue de todo, desde solicitar el pago hasta procesarlo y depositarlo en tu cuenta bancaria sin que tu tengas que decir nada, es esencial.
Estos sistemas se encargan de todo el proceso completo por ti.
Stripe
Si eres un/a coach digital, Stripe tiene que ser tu aliado más cercano.
En Dara utilizamos Stripe, obviamente.
Permite procesar pagos, gestionar suscripciones recurrentes y pagos internacionales con tarifas competitivas (recuerda que el coaching es global).
También tiene el sistema anti-fraude más avanzado y se puede integrar con prácticamente cualquier plataforma.
Costo: Stripe es gratis, lo que pagas es un porcentaje de la transacción que es un 2.9% + 30¢.
PayPal
Aunque no es tan bueno como Stripe, PayPal sigue siendo la opción más reconocida.
PayPal Business también ofrece facturación y pagos recurrentes
Costo: 2.89% de la transacción + + 29¢ (Un centavo más barato que Stripe 🤭)
Square
Square se merece una mención honorífica por ser un buen tercer puesto.
Costo: 3.3% + 30¢ (hasta ahora el más caro).
Facturación
La facturación es un aspecto crucial para los coaches que colaboran con empresas o que deben cumplir con normativas fiscales específicas.
Quaderno
Quaderno está pensado para freelancers digitales que operan a nivel internacional.
Hace facturación, que te servirá si empiezas a trabajar con empresas, pero lo principal es la gestión de impuestos según el país.
Además, es una empresa muy cool de Canarias, así que hay que apoyarla.
Costo: Empieza desde $49/mes.
Otras herramientas de facturación e impuestos
- Holded – También española, combina la facturación con la gestión empresarial básica.
- Quickbooks – Si, todavía el referente en contabilidad profesional, podría ser demasiado para empezar
- Invoicely – Plataforma de facturación. Punto. Empieza gratis.
Mejores prácticas para pagos:
- Siempre solicita el pago por adelantado, especialmente para paquetes de sesiones.
- Ofrece la opción de pagar en cuotas para programas más costosos.
- Automatiza los recordatorios para los pagos pendientes.
- Términos y condiciones claros y accesibles.
- Ofrecer descuentos por el pago total por adelantado.
5. 📩 Email Marketing y Automatización
El marketing por correo electrónico y la automatización son herramientas clave para mantener una conexión estratégica con tus clientes y potenciales clientes.
No, el email marketing no es enviar un newsletter un par de veces al año, o cada vez que te acuerdas.
No diré mucho más porque no estoy aquí para convencer a nadie, pero sí diré esto: El marketing por correo tiene un retorno de $36 por cada $1 invertido.
Nada te dará un retorno así, los medios sociales apenas te dan un retorno aproximado de $2.80 🤭
El email marketing es un canal de comunicaciones más privado, más directo y muchos estudios dicen que el usuario es más propenso a tomar una decisión de compra por correo que por social.
Kit (ConvertKit)
Kit es mi recomendación absoluta.
Este servicio está diseñado especialmente para creadores y se destaca por sus herramientas de segmentación y automatización porque, de una manera muy fácil puedes crear embudos y recorridos de cliente basados en su comportamiento.
También automatizaciones visuales, formularios, páginas de landing, analíticos y un montón de otras cosas.
Costo: Empieza con un plan gratuito, luego $25/mes por 2 usuarios y 1,000 suscriptores.
Si, nosotros utilizamos Kit.
Otros proveedores de email marketing
- ActiveCampaign – Se hizo fuerte en los últimos años
- Brevo – Antes conocido como SendinBlue
- MailerLite
¿y Mailchimp?
Hace algunos años lo hubiese incluido, hoy día no te recomiendo Mailchimp.
Lo que debe tener tu email marketing:
- Fácil de usar
- Automatización (mejor si tiene un editor visual)
- Segmentación y etiquetas
- Un plan de pago justo
- que pueda crecer contigo
6. 🧑💻 Videollamadas y Sesiones Virtuales
Herramientas confiables para tus sesiones online.
Ya tod@s las conocemos, no hay necesidad de explicar mucho.
Lo que sí debes tomar en cuenta es que en esto de las videollamadas existen dos cosas muy importantes:
- Calidad del video y audio
- Privacidad del cliente
Fallar en uno de esos dos puntos puede afectar seriamente la confianza que tus clientes tienen en tu profesionalismo.
Aquí no es tan obvio como las otras categorías, tengo dos contendientes:
Zoom
Sigue siendo la opción preferida para el coaching virtual.
Sus características incluyen salas de espera, grabación automática, chat integrado y otras. Y si te subes a la versión “Pro” puedes tener sesiones ilimitadas y personalización de marca.
El alcance de marca de Zoom se fue al cielo por la pandemia, eso importa porque tus clientes le tienen más confianza.
Costo: Gratis y luego $16.99/mes por usuario en el plan Pro.
Google Meet
Google Meet es parte de Google Workspace, lo que lo hace ideal si utilizas este ecosistema. Además, no pagas nada extra, lo que automáticamente lo convierte en un contendiente para Zoom.
Y aparte de eso, una excelente calidad de video, es fácil de usar y ni tú ni tus clientes necesitan descargar nada.
La transcripción automática (disponible en algunos planes) puede ser útil para tomar notas después de la sesión.
Costo: Si utilizas Google Workspace ya está incluido, si utilizas una cuenta personal de Gmail, también es gratis con algunos límites como la duración de llamadas llega hasta 60 minutos, solo pueden participar 100 personas por sesión.
Y ¿Cuál utilizamos en Dara?
Las dos.
7. 📚 Gestión de Recursos y Materiales
Organiza tus herramientas, plantillas y materiales.
Como coach, puedes acumular una buena colección de recursos entre plantillas de ejercicios, marcos de trabajo, materiales de lectura y herramientas que vas compartiendo con tus clientes según sus necesidades.
Tener estos recursos organizados y fácilmente accesibles no solo mejora tu eficiencia, sino que también te permite ofrecer un mayor valor a tus clientes.
Aquí existe una gran variedad, yo tengo dos favoritos y no son iguales para nada…
Notion
Notion es una herramienta buenísima, pero no es tan fácil de explicar.
Requiere de más trabajo de tu parte porque prácticamente estás creando tu propia base de datos y tu interfaz, pero te da una flexibilidad increíble. Con Notion puedes crear una biblioteca de recursos y plantillas, todo en un solo lugar.
Costo: Empieza con un paquete gratuito y luego $12.mes por usuario.
Alternativas:
Google Drive
Google Drive es una opción más convencional para el almacenamiento y colaboración.
Y si ya utilizas Google Workspace, pues no pagas nada y ya está todo integrado con Gmail, Meet y las otras herramientas.
Aunque es muy diferente a Notion, últimamente han integrado muchas funcionalidades parecidas como crear tareas y asignarlas a otros miembros desde un simple documento.
Costo: Si ya eres cliente de Google está incluido. Si solamente tienes una cuenta de Gmail, también pero con limitaciones menores.
Alternativas:
8. 🎓 Cursos Online y Otros Programas
Si ofreces formación, talleres o recursos descargables.
Es una de las formas de escalar tu práctica de coaching más comunes y orgánicas: La formación. Ya sea un curso en línea completo o una simple guía en PDF.
Estas plataformas te permiten convertir tu conocimiento en una forma de generar más ingresos, sin complicaciones técnicas.
Thinkific
Thinkific fue diseñada específicamente para la educación. Ofrece herramientas avanzadas para la creación de cursos, incluyendo cuestionarios interactivos, tareas, certificados de finalización y obviamente la facilidad para publicar tus lecciones en video.
Costo: Empezando a $49/mes con un descuento del 25% si pagas el año completo.
Teachable
Aquí también voy a recomendar Teachable, que se destaca por su facilidad de uso y sus herramientas de marketing.
Incluye páginas de aterrizaje, gestión de programas de afiliados e integraciones con herramientas de email marketing.
Costo: Empieza a $29/mes
Otras plataformas
- Kajabi – Es más una solución completa y es el más caro ($89/mes)
- LearnWorlds
Marketplaces
¿Cuál es la diferencia? Las plataformas son mercados con muchos cursos, la ventaja, por lo menos cuando estás empezando, es que ya hay una audiencia existente, mientras que con las plataformas que mencione arriba, tu eres responsable por atraer tráfico.
No es que una opción sea mejor que la otra, para mi depende de tu situación. Si apenas empiezas y no cuentas con una audiencia muy grande, estas plataformas pueden facilitar tu vida.
Costo: Udemy empieza en $17/mes y Skillshare tiene un solo precio: $13.99/mes.
Gumroad (para vender recursos individuales)
A mi me gusta Gumroad por la simpleza de vender cualquier cosa, una lección en video, una guía en PDF, una plantilla para Notion y hasta suscripciones mensuales sin complicaciones técnicas de nada.
Subelo y vendelo.
Costo: Es gratis, solamente pagas el 10% por transacción + $0.50.
Conclusión: Construye Tu Caja de Herramientas Paso a Paso
Después de revisar todas estas herramientas, es comprensible sentirse un poco abrumad@, pero la verdad no es que necesites implementar todo desde el primer día.
La clave está en construir de forma gradual, comienza con lo esencial y añade herramientas más avanzadas a medida que tu práctica crezca.
Si estás iniciando tu práctica de coaching, concéntrate en estos elementos básicos:
- Un sitio web sencillo
- Correo profesional con tu propio dominio
- Sistema de reservas (Calendly gratuito es suficiente)
- Plataforma de videollamadas confiable (Google Meet o Zoom básico)
- Método de cobro simple (Stripe básico es suficiente)
Con esto podrás ofrecer una excelente experiencia a tus primeros clientes.
¿Qué te pareció?, ¿es demasiado?, ¿se nos quedó alguna afuera?
